档案室安全管理应急预案篇1
【关键词】技工院校；综合档案室；档案保护；档案安全
档案室是档案工作最基层的组织机构和保管单位，保存着一定数量的各种门类、各种载体的档案。基层档案室档案保护工作做得好坏，不仅关系到本档案室的档案寿命，也影响着档案馆馆藏档案的寿命和整体档案工作水平的提高。档案是不可再生的资源，如果遭到破坏，损失是不可挽回的，档案的其它工作也就更无从谈起。保证档案的安全是档案工作的第一要责，是档案工作的重中之重，技工院校综合档案室档案安全保护工作也是如此。由此做好技工院校综合档案室档案保护工作，对维护技工院校档案完整与安全，延长档案寿命具有十分重要的意义。
1、技工院校综合档案室档案安全保护存在的主要弱点
1.1、档案安全保护意识淡薄。当前，在大多数档案工作人员的认知里，基层档案室的工作只是能按时把档案整理好，能及时查到就可以了，至于档案保护方面的工作，那则是档案馆的事。这种认知在一定程度上导致了档案保护意识的减弱，致使技工院校对做好档案保护工作的重要性认识不足，存有偏见：多数只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作；少数条件比较好的学校却热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室之类的工作。只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房没有引发火灾，档案的安全就不成问题。
1.2、档案安全管理制度不健全，执行不到位。由于档案安全保护的模糊意识，多数技工院校虽制订了档案安全管理制度，但制度不健全，在制度执行上存在一定的疏漏；有制度但没有严格执行，平时很少到库房去监控，工作只停留在表面上，缺乏必要的细致工作；还有少数技工院校虽制订了档案安全管理制度，也只是为了应付上级检查，上墙了事。档案安全管理工作没有提到议事日程，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。
1.4、部分档案管理人员责任心不强，缺乏档案保护技术知识和保护技术手段。基层档案工作人员，大都不是档案科班出身，以中途转行为多：有的经过长期或中、短期档案知识培训，有的则是直接由老师傅传、帮、带。而档案人员参加档案培训的机会很有限，即使培训也很少有安排学习档案保护技术方面的知识，而随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用等同纸质档案发生了根本变化。这样就造成了档案工作人员缺乏系统的档案保护技术知识和保护技术手段。
1.3、档案安全管理的经费投入严重不足，设备缺乏，库房设置不合理。在经济浪潮的冲击下，一切为经济效益服务，技工院校也不例外。作为服务性质的档案工作，无法直接产生经济效益，很难得到领导的重视，许多直接威胁到档案实体安全的问题都难以得到解决。如：档案室的档案库房和办公用房是最明显的问题：少数技工院校是利用普通办公用房改造的；多数是在办公大楼的某一层划一、二个房间作为档案人员办公用房和档案专用库房；更有甚者是一房两用，即是办公室又兼作档案库房。这就很难达到档案的防盗、防火、防热、防潮、防光、防尘、防有害生物和有害气体的、最大限度地延长档案的寿命的要求；档案设备也是最基本的几样，有的小型技工院校，设备几乎为零，档案的安全无法保障。
2、技工院校综合档案室档案安全保护的努力方向
2.1增强档案保护工作的意识。首先，档案工作人员要努力学习档案保护知识和技能，提高自身档案保护意识。只有档案管理工作者自身重视档案的安全问题，才能通过一些重大的档案灾难案例、档案展览等形式加大档案安全保护的宣传，增强校领导对档案保护工作的重视。其次，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，关键要落实安全第一、预防为主的方针，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。
2.2建立完善档案保护制度，制度保证上严密有效，做到违法必究。档案的安全包括两个方面的内容，一个是档案实体的安全，一个是档案信息的安全。随着档案载体的多样化，要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的工作制度。如档案实体安全的保管制度、档案实体安全的保密制度、档案实体安全的利用制度、
电子文件与电子档案的保管制度、电子文件与电子档案的利用制度、电子文件与电子档案异地备份制度、室藏档案应急预案、计算机档案信息系统网络应急预案、档案信息安全的学习培训制度等，做到有章可循。学校应将档案安全管理工作提到议事日程上来，除建立有效的制度保障，还要严格按制度办事，做到违法必究，并进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态，避免造成不可挽回的损失。
2.3、加强业务学习和培训，提高档案人员专业素养。由于技工院校现今档案工作人员所具备的专业知识和技能的程度参差不齐，对他们进行专业技术培训就显得优为必要；即便是档案科班出身的档案工作人员，随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体的多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用同纸质档案发生了根本变化。如果不随时补充相关知识，保护工作将无从谈起。只有档案工作人员系统地熟知档案保护技术知识和技能，并用科学的理论知识指导实践工作，才能创造条件，为档案保管提供一个良好的环境。为避免校领导以办学经费紧张、档案工作人员不需要那么高深的档案知识等为由拒绝参加，由上级业务指导部门对业务系列培训学习做出要求为更好：规定每年档案工作人员都要档案继续教育学习1-2次。以达到提高、更新档案管理者的专业素养的期许。
2.4、争取领导支持，加大资金投入，改善档案库房的设置与配备。档案寿命的长短与档案保存环境及保管条件有着极为密切的关系。虽然由于自然和人为的因素，随着时间的流逝，一切都是朝着逐渐消亡的方向发展。但适宜的存放环境，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用。虽然技工院校不可能达到档案馆的保存条件，但却可以在条件允许的范围内，尽可能创造有利于档案保存的环境，最大限度地延长其寿命。具体要从以下几个方面着手：首先，库房设置问题：档案库房是保存档案的重要基地，是档案保护技术中长期起作用的因素，它为档案保护提供了最基本的物质条件。档案库房是否适用，将直接影响到库房管理措施的繁简、效果和费用。档案库房设置的适用，它就会长期起着利于改善档案保护条件的作用；反之，则相反。技工院校不可能、也没有实力另建档案库房，条件好的学校，可以根据防热、防潮、防光、防尘、防火等要求修、改建档案库房，要尽可能的实现库房、阅览、办公三室分开；如果是由办公室改做的库房，要尽可能的选在办公楼的北面或南面，楼层不要选在顶层或地下室；窗子要尽可能的小而少，要密闭、牢固、保温、防火，采用双层密闭塑钢窗，外边要安装防盗网，向阳的窗户要采用质地厚密的遮光窗帘，用来通风的窗户，应安装纱窗。库房门要采用密闭的防盗门。其次，库房温、湿度控制与调节问题：在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度对档案的影响很大。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖；而低温、低湿又会影响档案制成材料的耐久性，使纸张纤维变硬变脆，强度下降。因此，控制与调节库房温、湿度是防虫防霉、保证档案制成材料耐久性的有效措施。如果档案库房门、窗坚固、密闭性能好，可以通过紧闭门窗或打开门窗通风来控制与调节库房的温、湿度。在高温或严寒季节，可以通过空调和抽湿器等设备来控制库房的温、湿度，以达到国家规定保存纸质档案的标准：温度14～24℃，相对湿度45%～60%的要求，使之成为更加适于档案保存的空间。对于一些很珍贵的档案，可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中进行保存。第三，库房的防光、防有害生物与防尘的问题：因为光线会使档案发生光氧化和光辐射热反应，进而影响纸张和字迹的耐久性，紫外线对档案的破坏力更大。因此，库房应避免光线直接照射，防止或减少漫射光中的紫外线进入库房，使用人工光源时，应选择白炽灯，且要用质地厚密的窗帘遮挡，这样也利于防止空气中的有害气体和灰尘进入库房，因为空气中的有害气体和灰尘也是影响档案“寿命”的因素之一。又由于现今大气污染越来越严重，其不利影响也日趋突出。档案材料入库前也应进行除尘处理。第四，库房的防火问题：随着各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的可能性进一步增大。火灾可以说是当今档案部门的头号灾害。档案库房内不能见明火、不允许在里面吸烟、存放易燃化学物品、无人时关闭电源，门口必须配备消防器材，使用无酸阻燃的档案装具等。
2.5、档案的备份和信息保密问题：为防止自然灾害的侵协，要做到存放档案的异质备份和异地备份；使用无酸阻燃的档案装具；加强档案信息的保密工作并定时检查等。
总之，要做好技工院校档案安全工作，关键要落实安全第一、预防为主的方针，做到思想认识上警钟长鸣、制度保证上严密有效、技术支撑上坚强有力、监督检查上严格细致、事故处理上严肃认真，真正为档案的保存提供一个优良的环境，以维护技工院校档案完整与安全，最大限度地延长其寿命，使人类的记忆得以永久保存。
参考文献：
[1]邬泽兰.基层档案室的档案保护工作不可忽视，[J].办公室业务，2012（14）
档案室安全管理应急预案篇2
关键词:档案管理防灾抗灾机制
各级档案馆中保存着大量“孤本”档案，且多数是记录在脆弱的载体材料上的，任何形式的自然灾难和人为灾害都有可能对档案文献资料造成部分损害或永久性无法弥补的破坏。如2003年4月的伊拉克战争，战火使成千上万的档案文献永远丢失;①2008年5.12汶川特大地震，北川县档案馆最珍贵的“孤本”档案《石泉县志》仍未找到②。面对各类潜在或可能遭遇的若干突发事件和灾害，如何增强档案管理防灾抗灾机制(以下简称“机制”)的协调运作，正成为当今世界档案界面临的重要研究课题。
笔者认为“机制”的建立有利于提高档案防灾抗灾工作管理效率;有利于提高措施的针对性和适用性;有利于降低成本，发挥更大效益。我们不仅需要从理论上去说明档案防灾抗灾工作的重要性，更需要从实践性、应用性上去研究，去总结经验。通过对“机制”的研究，掌握抵御灾害的措施、方法，以最大限度地延续人类社会记忆。
一、构建“机制”体系的主要内容
机制的建立是一项巨大而复杂的系统工程，一靠体制，二靠制度。这里所谓体制，主要是指档案防灾抗灾各组织机构的职能和岗位责权的调整与配置;所谓制度，广义上讲包括涉及档案防灾抗灾中国家和地方的法律、法规以及任何组织内部的规章制度。
1.建立健全“机制”的组织体系。档案机构应当建立“危机是常态”的忧患意识，把“机制”纳入日常工作体系中，应对重大灾害事故，非单一的档案部门可以应对的，需要在各级党委和政府的统一领导下，档案部门与各相关部门密切配合，通力合作。正因如此，在体制上，应建立起统一指挥、分级负责、相互协调的综合处理档案灾害的常设机构。建立健全中央至地方四级两层防灾体系，即中央、省(市)、市、县(市、区)四级，两层即为制订策略的防灾抗灾领导小组和推行防灾抗灾措施的行动小组。各小组制定相应的工作职责，并落实到具体的工作人员。
2.建立“机制”制度体系。根据灾害的等级(大体划分为特大、重大、较大、一般四个等级)、范围(仅档案机构的单一型和涉及全社会的综合型)采取纵向救援、横向联动的协调机制。围绕灾害的三个阶段(灾前、灾中和灾后)，建立健全三大机制:一是灾前监测预警机制。在灾前预防阶段，制定防灾计划，开展对防灾抗灾知识的宣传教育，通过预案将责任落实到部门，任务到人，努力做到灾害来临之前未雨绸缪，防患于未然。二是灾中防灾抗灾机制。领导迅速决策，启动应急处置保障措施，对灾害及时反应。三是灾后恢复重建机制。及时将档案转移到安全的场所，对受灾档案采取科学的方法修复处理。根据三大机制，制定相应的法律、法规、制度和办法。
二、增强“机制”协调动作的建议与对策
1.要强化档案管理应对灾害的基础能力建设。坚实的基础设施是抵御各种风险战胜各类灾害的根本，档案管理的基础能力包含软、硬件两方面。在硬的方面，要提高档案建筑抗灾标准，其相关设施也要从防灾角度去考虑;加大档案安全技术投入力度，推广运用新技术、新工艺和新设备，改善档案安全保管条件。在软的方面，健全隐患排查监控机制，对档案库房、办公用房及周围环境进行全面细致的安全检查，定期检查档案馆建筑物的水电线路和做好相关设备检修、维护工作，发现库房漏雨、危房、防雷装置失效等不安全因素，及时采取措施，坚决消除事故隐患，确保档案安全;加强门卫管理制度，进出登记，切实有效地执行;建立科学有效的利益协调机制，善于化解档案利用者间、档案工作者间以及二者之间的矛盾，开展和谐平安档案创建活动，严防对档案工作影响较大的恶性事件发生。
2.要全方位推进综合长效“机制”建设。按照国家档案局制定的“统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助的原则”③要求，进一步理顺“机制”，积极推进常态化、综合化。建立强有力的档案防灾抗灾管理组织体系，国家档案局要建立常设专门机构，统一指挥全国档案系统的防灾抗灾工作，将档案的防灾抗灾工作纳入各级档案部门的日常工作体系，每五年要制定档案防灾基本规划，每年要编制当年度的防灾抗灾执行计划。强化突发事件监测预警机制，目前，我国多数灾害的防范机制更多的是事后救助，而不是事前预防和预测，是被动的“撞击式”反应而不是主动出击，各级档案机构要在构建档案防灾新机制上下功夫，探索档案灾害防治工作由被动向主动转变的新观念、新思路、新办法，在做好应急处置的同时，注重事前的防范。强化应急处置综合协调联动机制和社会动员机制。防灾抗灾反应不是一种孤立的现象，档案部门在承担部门职责的同时，更加注重与相关部门构建共同责任机制，营造“合作互动”的局面，实现快速反应，高速运转，形成协调有效的应急管理工作机制。加强与水利、气象、地震、地质等相关部门的联系，建立灵敏的灾害信息联动处置系统，提高对灾害的及时反应。要积极加强档案管理防灾抗灾国际间合作和地区间合作，健全国际合作机制，及时交流信息、学习经验、联合行动，大大增强应急反应的实际效果。
3.要进一步推进档案工作应急管理法律建设，制定各项配套规定。最大限度地延长档案的寿命，不仅是档案工作者的崇高使命和艰巨任务，也是《中华人民共和国档案法》赋予每个公民应尽的义务。其一档案部门应当在国家防灾抗灾的相关法律基础上，针对档案工作特点出台一些具有专业性、技术性的法律规范。目前，国家档案局制定的《档案工作突发事件应急处置管理办法》还远远不够，应当完善法律法规，并制定配套规定，完善具体制度。在档案管理防灾抗灾中建立完备的法律支撑体系，对与防灾抗灾有关的一些重大事项做出比较明确的规定，如各级政府、档案机构乃至公民对于档案管理防灾抗灾所负有的责任、防灾抗灾规划的制定、发生灾害后的应急程序和职责所在等等。完备的法律体系为档案防灾抗灾提供法律保障和制度规范，有利于“机制”的有效运行。其二要做好相关法律的宣传普及工作，增强履行档案管理防灾抗灾法律所规定的责任和义务的自觉性。其三要加强贯彻实施情况的监督检查，确保“机制”依法开展，落到实处。
4.要健全档案工作应急管理保障体系。一是加强档案应急队伍建设，建议在全国“防灾减灾日”这天，档案部门要开展普及档案防灾抗灾知识的教育和受灾档案的抢救修复技术讲座，举办防灾抗灾演习和训练，增强档案工作者的灾害预防意识。建立专家组，让他们参与组织重大灾害救援的技术指导，培养一支业务精湛、训练有素、作风过硬的应急救援专业化队伍。二是加大资金投入，每年适度安排专项资金，建立救灾资金应急拨付机制，确保24小时内将各项救灾措施落实到位，档案灾害得到及时救护。三是加强物资储备，档案机构应按照档案馆建筑设计规范的要求，设置必要的安全防护设施，配备自动报警、灭火、去湿、消毒、防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材。
5.运用科学方法，积极做好灾后档案的抢救和保护工作。国家档案局要及时派出档案保护方面的专家到灾区指导灾后的档案抢救和保护工作。对于受灾较重、库房坍塌、档案被埋的要及时与抗震救灾指挥部门沟通，取得他们支持，尽早将档案抢救出来，转移到安全地带。对于库房开裂，装具损坏的，要根据实际情况，在确保人员安全的前提下，尽可能地将档案转移出来，妥善保管。对于不同的受损材料和水淹材料，在档案保护专家的指导下，采取不同的科学处理方法。特别是对水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。
6.进一步完善异地档案灾害备份管理制度。每个档案机构应推行历史档案分级保护，建立极其重要档案名册，制定极其重要档案的保护计划。建议一个档案机构的1%至7%可作为极其重要的档案，对馆藏中最珍贵的历史档案，建立本地特藏室，实行特殊的保管方式和保护措施，同时，异地保存极其重要档案的复本，并定期更新。缩微和出版极其重要档案也是切实可行的异地备份保存方式。随着电子政务工程的推进，各地方政府还可以创建“电子政务灾难备份中心”，以降低电子政务信息的灾害风险。为维护我国档案信息数据的安全，政府应尽早颁布可维护数据灾备市场诚信度的法规与制约措施，创建我国档案信息数据远端异地灾备平台或基地。
7.建立档案信息处理机制，发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。各级档案馆和机关档案室要打破常规、特事特办，将抗震救灾工作急需的工程图纸、建筑蓝图、城市地图、地下管线、人口户籍以及单位人员名册等档案主动提供给抗震救灾指挥部门。档案部门要坚守岗位、及时服务，做到抗震救灾需要什么档案资料，就提供什么档案资料，充分发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。
注释:
①侯怡敏.论灾难预防对档案保护的重要性.兰台世界，2007年3月下半月.
②新浪网finance.sina.com.cn/g/20080707/19075064367.shtml.
③国家档案局.档案工作突发事件应急处置管理办法.中国档案报，2008年10月2日第二版
参考文献
1.马翀.历史档案分级保护体系构建初探.档案学研究，2007(3).
2.国际档案理事会.档案馆灾害预防控制指南.中国档案报，2008年5月29日第三版.
3.刘家真，许杰.影响我国数字信息长期保存问题与解决方案.档案学研究，2008(4).
档案室安全管理应急预案篇3
【关键词】甲型H1N1流感档案管理利用
【中图分类号】R197.323【文献标识码】B【文章编号】1005-0515(2010)005-075-02
甲型H1N1流感(以下的简称甲流)是由变异后的新型甲流病毒引起的急性呼吸道传染病,目前在全球暴发流行,通过呼吸道和接触被污染的物品在人与人之间传播,首先容易发生聚集性病例的学生、青壮年、孕妇,(就我院2009年12月收住的8名住院患者中多是青壮年、最大年龄60岁,最小年龄2岁,多是女性,只有一名男性重症,2名孕妇)其次是有基础性疾病的人群,按照《传染病防治法》规定,2009年4月30日卫生部经国务院批准、将甲流纳入乙类传染病并采取甲类传染病的预防控制措施。
一、建立医院甲流病档案管理的重要性
传染病管理是社会卫生事业的重要任务之一,甲流又是一种严重危害人类身心健康的疾病,档案管理是传染病管理工作的重要组成部分,是传染病管理不可缺少的环节,所以建立其档案管理非常必要,它不仅可以全面提供有效的防控传染病、预防突发卫生公共事件及采取必要的治疗的和防控传播措施与防止蔓延的资料,也为今后传染病防治研究提供真实科学的理论依据,因此建立高质量的甲流档案,为管理甲流提供优质服务,是档案部门的重要职责和任务。
二、甲流档案的收集范围与内容
抗击甲流不仅是国家、社会之责任,更是每个公民义不容辞的责任,一切个人与单位都将按照《传染病防治法》等相关法律规范防控行为强化社会责任,严格履行甲流防控法律义务和道德义务,所以收集范围与内容也将涉及很多方面,收集的范围主要包括从预防到疾病治疗的全过程以及病情痊愈后的分析、论证、科研,从甲流病的病原学、流行病学调查、诊断标准、住院、出院指征、疫情登记报告、预防控制措施、会议记录、上级批示、宣传材料、接种甲流疫苗的情况(如接种登记册、不良反应、接种率等)疫情动态分析情况、传染病爆发疫情调查报告处理结果,疫情个案调查、统计分析材料以及发病控制情况、管理工作的经验教训等资料。
收集的内容主要有以下几点:
1、上级主管部门对甲流防控的安排,通知、批示、指导原则。
2、医院关于甲流防控的安排、统一应急防控抢救措施、防控领导组及分管领导成员、科室的职责任务。
3、甲流防控诊断标准、治疗方案、隔离措施、重要的电话记录、传真资料、简报、宣传资料、照片、录像带、录音带、光盘等磁性栽体材料等。
4、甲流预防控制方案、工作计划、总结,传染源、传播途径、以及疫情报告、隔离消毒、护理治疗感染管理等资料,健康人注射甲流疫苗的反应、随访统计情况。
5、对门诊就诊病人、住院病人及其家属进行筛查、确认、隔离、消毒、治疗处理形成的资料,其中住院病历交归病案室管理,门诊病历由患者本人保管,以便复查时查阅,但医院就诊登记册要详细,包括姓名、性别、联系方式、住址、治疗、隔离措施、疑似病人以及与公安机关协助采取的强制隔离治疗措施,同时居家医学观察密切接触者和居家治疗的轻病患者,并配合疾控机构的流调。
6、甲流重症住院患者病例调查表[包括基本信息、发病诊疗经过和主要表现、既往健康信息(是否慢性病、是否怀孕、疫苗接种史、有无过敏史等)、治疗情况(发病后是否使用神经氨酸酶抑制剂类抗病毒药治疗、是否使用中西医药治疗、是否使用糖皮质激素治疗、是否使用抗生素治疗、是否使用氧气治疗、是否收治ICU病房)、有无并发症、结局(治愈、好转、死亡),临床检查及治疗情况报表,胸部影像学检查报表,上级疾控中心实验室检验报告。
7、对医务人员进行相关知识的培训情况,考核记录及预防和治疗甲流医院各项经费的开支,相关设备(如救护车、负压病房的呼吸机、监护仪等抢救监护设备等)。
甲流病人需住院形成的病历由医院病案室保存,其它管理性材料归档案室管理,保存期限均为30年。接种档案将保存15年。
三、甲流档案管理的开发利用
通过甲流病档案管理的收集、整理、开发重点应取得以下三方面的利用效果:
1、为决策层提供有针对性、明确的建议。传染病管理档案是记录传染病发病情况、流行病学三间分布、疫情动态变化趋势以及传染病流行规律等的原始资料。通过对其整理、分析,可以为决策层提供针对性强、目的明确的建议,供决策层参考。
2、为公众提供有价值、有依据的信息。流行病学调查的主要目的是控制疾病,如果不能通过媒体将有效的预防控制知识和措施及时传播给其主要受益者――公众,它就失去了价值。而在政府决定公布疫情时,必须依据流行病学调查资料,研究公布内容,分析其含义,并有目的、有针对性的传达科学的防治知识,避免造成不必要的恐慌。
3、为传染病防治、研究提供科学的依据。传染病监测是长期的、连续地收集、整理、分析传染病的动态分布及其影响因素等相关资料,为传染病流行特征和自然规律提供研究线索。同时传染病管理工作的发展和开拓需要依靠经验材料和理论材料,要在前人的基础上进行新的探索,因而传染病研究离不开档案资料。
档案室安全管理应急预案篇4
关键词：企业；档案；安全；体系
1概述
档案安全是档案工作的底线和红线，事关党和国家的根据利益。档案安全体系是“三个体系”建设的根本保障，是顺应党和国家的方针政策和档案事业发展规律而产生的实践体系，是我国档案事业的重要组成部分。加强档案安全体系建设，对于维护党和国家的历史记忆、推动档案事业发展、服务全面建成小康社会具有十分重要的意义。
2企业档案安全体系的内涵
企业档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施齐备、各项制度完善、整理操作规范的系统工程。企业档案安全体系建设包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁、不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密、不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
3企业档案安全体系建设存在的问题
3.1人员安全意识薄弱
档案安全往往被当作仅是办公室或档案室的责任，忽视各部门的主体责任。部分人员对档案安全工作的重要性和必要性认识不足，在收集、整理、利用环节，归档不全、把关不严、传输随意，对档案实体的保护、信息的保密意识欠强。
3.2建设缺乏整体规划
顶层设计时没有系统化、统筹安排，没有纳入到企业的信息化系统建设，制定单项制度或系统时，缺乏一定的操作性和其他系统的兼容性，换版或升级未综合考虑各方因素，档案安全系统建设缺乏前瞻性。
3.3防护设施欠完备
档案库房设计欠规范，档案室选址欠科学，室内设施设备欠完整。基础设施投入不足，部分单位没有专门设备存放特种载体档案、实物档案，没有温度湿度控制、火灾报警、监控等系统。
3.4安全技术措施简单
对档案信息的内容安全层、访问安全层、传输安全层、环境安全层技术管理手段简单，存在一定的漏洞，监控力度不够。数据备份机制不够完善、备份方式单一。
3.5管理制度执行不严
制定了系列档案安全建设制度，但对执行情况未进行考核和检查，使得制度执行力度大打折扣，未执行或部分执行的现象时有发生。或者虽有考核，但没有奖罚措施，严重影响到制度的严肃性和执行力。
4企业档案安全体系发展策略
档案安全工作要整体规划、统筹安排、科学实施。采取“三位一体、三维覆盖、三措并举”的档案安全“三三策略”，切实加强档案安全体系建设，确保档案实体和信息安全，在确保完整性的基础上延长档案的保存时限。
4.1安全防范“三位一体”，坚持根本抓人防、夯实基础抓物防、注重创新抓技防
（1）坚持根本抓人防：档案安全的最大保障是人的责任。一是树立科学的档案信息安全观，加强对档案信息安全主体、档案信息安全内容、档案信息安全方式认识的综合。二是开展全员档案安全教育培训，切实提高人员的安全意识和工作责任感。三是推进素质提升工程，培育具备档案专业知识和安全信息处理能力复合型人才。
（2）夯实基础抓物防：档案室是保障档案安全的物质基础。一是库房要落实“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫措施。二是加大基础投入资金，确保档案安全基础设施到位。三是加大科技应用，提升安全保密技术，建立完善监控系统、消防灭火系统、温湿度控制系统。四是坚持实行定期保洁、检查制度，每月进行消防检查，每季度彻底进行一次卫生大清扫，每年进行库房年度档案盘查。
（3）注重创新抓技防。一是通过数据加密技术确保内容的安全；二是主要通过身份认证技术、访问控制技术等手段确保访问的安全；三是通过防火墙技术、入侵检测技术、网络隔离技术等手段确保传输的安全；四是运用电磁辐射防护技术确保环境的安全，不让窃取方接受到信息辐射的信号和复原出有关的真实信息。五是学以致用，不断把先进的科技应用到企业档案安全建设中。
4.2安全监管“三维覆盖”：档案室内安全与室外安全并轨，实体安全与信息安全并重，线上安全与线下安全并举
（1）档案室内安全与室外安全并轨。一是加强档案室内的查阅监控和销毁控制，未经领导审批同意，档案原件不得外借，未经档案销毁领导小组审批，不得私自销毁档案。二是预防为主，前移安全防线，加强主动防范，确保源头档案收集工作的完整性、多样性，内容丰富、种类齐全。三是加强利用环节的安全保密工作，室内档案不随意破坏、不私自加工，内容不随意传播、不私自上传网络，不得将未经审批的档案信息进个人网络宣传。
（2）实体安全与信息安全并重：一是实施定期检查制度，由专人负责定期对实体和信息档案状态进行检查，采用“消号”式进行整改处理。二是加强重点档案抢救修复工作，及时加固易碎、易裂的档案，及时除霉去污霉变档案，定期转存声像档案。三是重视档案信息安全工作，落实数据采集、数据传输、存诸处理、分析应用等各环节保障网络和信息安全工作，加强网络安全监控力度，确保档案信息安全。
（3）线上安全与线下安全并举：一是全面梳理平台漏洞，真正发挥非网功能，确保档案的安全。二是加强信息中心机房重地管理工作，无关人员不得进入机房，确需进入要进行人员登记。严格管理接入硬件设备介质，在操作系统中安装杀毒软件，定期扫描系统漏洞。三是加强登记备份推进工作，做到多位置保存数据及数据完整性恢复能力。
4.3安全保障“三措并举”：加强制度体系建设，加强安全条件保障，加强安全风险管控
（1）加强制度体系建设。管理制度是保障档案信息安全的重要措施。建立健全计算机和信息系统、人员安全管理、信息系统运行环境安全管理等制度，尝试推行安全信息审计、安全追责等制度，强化制度执行的刚性、管理的柔性，增强制度规范的可操作性。
（2）加强安全条件保障：一是调拨档案安全管理专项经费，加强档案室、档案设施设备、档案信息系统建设，为安全提供硬件和软件上的基础和技术保障。二是实施责任清单和移交清单，特别关注特殊时期的档案接收工作，特别涉及到机构变动、人员调整时的档案移交。三是加强对档案安全工作的审计，对因人为因素造成的档案安全问题，要进行及时整改和处罚，由此引发的档案安全事故，要坚决追责。同时也要积极奖励优秀的档案管理人员，形成人人抓安全、事事重安全、时时保安全的工作氛围。
（3）加强安全风险管控：定期进行风险评估，制定可行的应急预案。一是明确响应和处置的范围、制定安全应急处理流程，实施应急处理方法。二是定期不定时对应急预案进行演练，加强应急预案的实际可操作性。三是在安全事件报告和响应处理过程中，分析原因，记录过程，总结教训，制定防止再次发生的补救措施。
参考文献
[1]刘芸.完善安全体系加强风险监管[J].中国档案，2016，7.
[2]李玉红.档案安全体系建设中存在的问题及对策[J].档案管理，2014（06）.
档案室安全管理应急预案篇5
关键词：机构经费在建项目日常工作
中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：1672-3791（2014）07（b）-0182-01
水利工程是社会发展的基础，防汛抗旱的物质条件，水利工程管理单位（以下简称水管单位）担负着水利工程运行维护管理工作，是水利工作的基石。由于基层水管理单位是水利工程建设管理的最基本单位，对水利工程的建设管理最了解，掌握了第一手资料，作好基层水管单位的档案工作有助与真实记录水利建设管理的真实情况。基层水管单位的档案是水利部门日常管理决策的重要依据也是以后社会发展的重要基础数据，因此做好基层单位水利档案工作意义重大。
作者所在的安徽省龙河口水库管理处是厅直水管单位，是机关档案管理安徽省一级、科技事业单位档案管理国家二级，近年来单位档案管理立足为水利建设和社会经济服务，取得可喜的成效，档案工作走在全省水管单位前列。现结合龙河口水库单位情况就如何做好水管单位档案管理工作谈谈自己的认识。
1机构和经费保障是基础
由于重建轻管等多种原因，水管单位普遍存在体制不顺、经费不足、机构臃肿等情况。龙河口库管理处人员超编，日常运行经费不足问题十分突出，机关人员和机构进行了数次精减，在机构改革和事业编制十分紧张的情况下，保留了综合档案室，设置了专职人员，明确了分管领导，职能科室都配备了兼职档案人员，档案管理网络健全。并引入竞争机制，公开聘用学历较高、懂业务、素质高、能力强的优秀人才，通过自学和培训相结合的方式，使档案管理人员的整体素质大有提高。建立健全档案管理的各项规章制度，使档案工作有法可依、有章可循。将档案事业的发展纳入单位经济发展的规划之中，科技档案纳入科技管理，文件材料的形成、分类、整理、归档纳入档案人员和工程技术人员岗位责任制，实行了文件材料形成部门的预立卷制度。档案部门通过参加重要计划工作会议，有关办公会议和工程竣工验收等，归档文件的完整率、准确率、归档率大大提高。档案工作与科研、设计及勘察、观测等项活动实行“四同步”管理。
在单位经济十分拮据的情况下，千方百计地筹措资金，改造装修库房，添置密集架、档案柜，更新了档案装具，配备了安全防护装置，购置了计算机、复印机、扫描仪、空调器、去湿机、数码照相机、摄像机等先进技术设备。做到档案库房、办公室、调阅室“三分开”，并设有陈列展览室和资料室。
不断改善档案保管和安全防护条件。档案部门坚持“安全第一、预防为主”的方针，认真执行安全责任制，进一步完善档案安全预案，制发了安徽省《龙河口水库管理处档案安全应急处置预案》，严查不安全因素，积极整改，使档案资料得到安全保管。
2进一步加强档案工作业务建设。
根据各类档案管理要求和规范，应对文书档案进行了重新整理、分类、组卷、编目、编号、排列，完善档案收集、接收、借阅、鉴定、销毁等各项管理制度，并据以执行。采用档案管理系统软件，对科技、文书、会计、设备档案实行计算机管理。借助扫描仪、刻录机等将单位全部声像档案实行微机管理，实现纸质文件与电子文件同步归档的双轨制。实物档案根据其本质属性或显著特性分类管理。通过局域网和办公自动化，实现公开档案的案卷目录和内部发文原件级的网上查询。档案部门实时掌握单位动态，做到单位的中心在哪里，档案工作就延伸到哪里。档案部门应坚持“安全第一、预防为主”的方针，认真执行安全责任制，进一步完善档案安全预案，严查不安全因素，积极整改，使档案资料得到安全保管。加强档案的宣传力度，加强档案管理人员的学习和培训，更新业务知识，提高专业水平.并引进竞争激励机制，使档案管理人员不断更新观念，提升服务理念。除做好以上几点还要进一步加强档案室法制和法规建设，坚持以法治档，将档案工作纳入到单位整体管理工作之中，做到各项工作有机配合，协调发展。把档案工作进一步纳入到领导者的议事日程和目标管理责任制中去，纳入到处属单位的目标责任制和档案管理人员的目标责任制中去。业务建设和开发利用同时抓，努力提高服务水平.坚持以提高“三率”为重点的业务基础建设.完善各项档案管理办法和制度。
3做好新建工程项目档案工作
水利工程建设情况比较复杂，需要收集的资料包括：审批、立项、征地、勘察、设计、招投标文件；监理在工程实施过程中形成的文件；施工单位在工程施工过程中形成的文件；各类竣工图纸。按水利工程建设管理局组成主体一般可分为建管合一型和建管分开型两种。
（1）建管理合一型，既建成后的使用单位和水利工程的建设单位相统一。这种情况工程档案的收集管理工作相对来说简单一些，通常的作方是由单位的档案管理人员作为工程建设管理局的档案负责人，在工程建设的各个阶段全程参与建设工作，因为是本单位工程，所以档案管理人员对工程情况和流程了解，能及时跟进，资料收集全面。工程完工后交水管单位日常管理时档案工作也可实现无缝对结。
（2）建管分开型，既建成后的使用单位和水利工程的建设单位不是同一主体。一般是由上级水利主管单位批准建立工程建设管理局，完成工程建设任务后交水管单位进行日常管理，档案也是一次验收交结。因水利工程一般建设周期比较长，形成的文件类型多、量大，往往在交接时出现档案资料不全，或不规等情况，需花大量时间补充。管理单位的档案管理人员在接手后还需比较长的时间对资料进行熟悉。水管理单位档案人员在工程未完工时应提前介入建管局的档案管理工作，变被动接收为主动协助建管局做好档案工作，这时工程还在进行中，发现问题处理比较容易。这种情况的建管局人员都是各单位抽调来的，工程完成后水管理单位档案管理人员再去找资料难度可想而知。
4日常档案收集工作注意的几点问题
（1）做好日常运行维护项目的技术档案的收集整理。日常维护项目都是一些小的工程，没有大的建设项目哪么完整的流程，技术资收集难度大。首先思想上要重视，特别是领导和施工人员，项目小但作用不小，特别是一些地下隐蔽工程如不急收集相关资料，对单位的日常运行和以后的建设发展都会带来很多麻烦。财务把关，不进行技术档案上交的不结算。
（2）作好单位大事记。作为基层水管单位在日常工作中没有多少特别的事，工作内容相近。作为单位的记录者要注意事件记录的尺度，既不要事无大小多多益善，也不要什么都不重要什么也不记，可多记后多人在一起进行筛选，多部门记，档案部门筛选。
档案室安全管理应急预案篇6
一、建立档案工作应急管理机制的必要性
1.建立档案工作应急管理机制是确保档案安全的根本保证。近年来，突发事件频繁发生已成为不争的事实。导致档案安全问题的突发事件主要有自然灾害和人为灾难两大类。自然灾害主要包括地震、洪水、海啸、台风、泥石流等；人为灾难则包括战争、恐怖活动、武装冲突、蓄意纵火、病毒破坏等。无论是自然灾害还是人为灾难，它们的发生都在不同程度上对档案部门以及馆（室）藏档案造成损害，若不及时采取有效应对措施，馆（室）藏档案就很有可能遭遇“灭顶之灾”，更甚者部分历史也会随之“失忆”。在当前各种突发事件接踵而至的情况下，建立健全档案工作应急管理机制是确保档案安全的必要手段，是做好紧急状态下档案工作的关键。通过档案工作应急管理机制的建立及运行，采取各种科学化、规范化的应急管理方法与措施，能够尽最大可能地保证档案安全，从而保护国家财富、社会记忆的完整与安全。
2.建立档案工作应急管理机制是提升档案工作水平的内在需要。为适应突发事件频繁发生的情况，各级政府部门纷纷加强自身应急素质的培养、提升应急处理能力。然而，大部分档案部门对紧急状态下档案工作的重视不够，缺少相应的人、财、物投入，这种相对“冷漠”的态度不应是档案部门面对各种突发事件现状该有的表现。档案行政管理部门作为档案应急管理工作的组织者，应高度重视档案应急管理工作，通过建立健全档案工作应急管理机制，进一步完善档案工作内容，提升档案工作水平。
3.建立档案工作应急管理机制是健全我国应急管理体系的重要举措。近年来，在党中央、国务院统一领导下，分类管理、分级负责、条块结合、属地为主的应急管理体制基本确立，统一指挥、反应灵敏、协调有序、运转高效的应急管理机制初步形成，尤其是2007年11月1日开始施行的《中华人民共和国突发事件应对法》（以下简称《突发事件应对法》），标志着我国应急管理工作在规范化、制度化和法制化的道路上迈出了重大步伐。2008年10月2日，国家档案局根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《突发事件应对法》等法律法规制定了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，这是我国档案应急管理工作的纲领性文件，对于有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件，确保国家档案资源的安全具有重要的现实意义。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要手段，档案应急管理工作是政府应急管理工作的重要内容和组成部分。档案工作应急管理机制的建立，是健全我国应急管理体系的重要举措，对于完善我国应急管理体系、全面提高我国政府应急管理工作能力和水平有着重要的现实意义。
二、档案工作应急管理机制的建立
1.突发事件前预警机制
第一，树立科学的危机意识。突发事件频繁发生的现状已使人们切实感受到了树立危机意识的必要性和重要性。针对档案工作过程中有可能发生的突发事件，档案工作人员应做好充足的思想准备，既要求档案工作人员树立随时为抢救在突发事件中遭受灾害的档案而战斗的意识，也要求他们具备在突发事件中抢救档案的素质和能力。为此，档案部门首先要建立严格的值班制度，加强对突发事件的监控，并且对其他信息如天气预报信息等进行收集、整理和分析，从中发现潜在危险，做到早预防、早发现、早处理；其次，档案部门要加强对档案工作人员的培训和教育，增强档案工作人员的防灾减灾意识、保护档案安全的意识以及相应的能力；再者，档案部门要适时进行必要的应急处理模拟训练，从实践中锻炼、提升能力并形成良好的档案安全保管及灾害应急氛围。
第二，制定有效的应急预案。档案工作突发事件应急处置预案包括应急工作原则、应急组织体系、启动及终止预案情况等方面的内容。它是针对在档案工作中可能遇到的突发事件所做的一般性、指导性的处置方案，对于增强应急管理工作的计划性、有序性、科学性具有重要的现实意义。
第三，做好充足的物质准备。在物资方面，主要是指在突发事件应急处置过程中所需的各种设施、设备的准备工作，如灭火、除湿、去酸、消毒、防水等必要的档案安全保护设备和耗材，而且还要对这些设备进行定期检修和维护，保障其使用效果。在财力方面，档案部门应当将对档案的抢救和保护资金列入部门的财政预算之中，从而保证在突发事件应急处置过程中各项措施得到有效的实施、落实。
2.突发事件中抢救机制
其一，组建强有力的应急队伍。应急决策队伍主要负责在突发事件危及档案安全时指挥部署档案救援工作。应急执行队伍包括救护组、保卫组、供应组等，在决策队伍的领导下，对其范围内的任务负责。
其二，制定有效的档案转移、抢救措施。突发事件发生后，各相关单位负责人及救援队伍要及时赶到事发现场，根据实际情况采取适合的措施实施对档案救援。在救援过程中，确定转移、抢救档案的先后顺序要综合考虑档案珍贵程度、抢救难度等各个方面因素，优先考虑抢救保存价值高、抢救难度小的档案。全体救援人员都应该遵循“统一指挥、服从命令”、“主动出击、团结协作”、“灵活应对、最小损失”的原则。依此，档案才能在最短时间内得到有效转移、抢救，减少损失。
其三，建立畅通有序的信息传递制度。档案工作紧急抢救机制应实行逐级报告制度，各级档案部门按规定时间自下而上逐级报告档案受灾、档案抢救情况以及之前采取的措施产生的效用情况等，以便于上级部门总揽应急工作全局，从而合理配置救灾资源，进一步对应急工作提出科学的指导意见。除对上汇报外，还要加强同级之间的沟通、协调，确保信息共享，降低救援不力此类状况产生的可能性。这样，各级档案部门能够准确地了解、把握档案应急工作的进展状况，同时也可以加强各级档案部门的互相沟通和交流，对档案工作应急管理机制的顺利运行有着重要意义。此外，信息的传递不只在档案部门之间进行，还应包括档案部门与社会大众、新闻媒体等外部关注群体之间的信息沟通。除一些保密信息外，对于档案的受灾、相关部门采取的措施以及措施所产生的作用等各方面的情况均应向公众公布，增加应急工作的透明度。
3.突发事件后补救机制
一是受损档案记录、修复等灾后重建工作。档案部门要组织专门人员对受损档案以及未得到及时抢救的档案进行记录、统计，与此同时，应针对不同的灾害和不同的档案载体，制定与之相应的档案重建工作方案，主要包括散乱档案的整理、馆藏档案顺序的恢复、受损档案的保护、抢救和恢复等。档案的灾后重建工作不能仅依靠档案部门，还需要其他部门如财政、民政、电力等部门合作，以修缮灾后损毁的馆库和各项设施，从而尽快恢复受灾地区的档案正常工作。
二是善后总结工作。突发事件过后，档案部门要组织相关人员对此次突发事件应急管理过程进行详细的记录、总结，包括突发事件发生前的准备工作、事发原因分析、档案以及档案部门的破坏程度、各级相关部门所采取的一系列的措施、抢救的档案情况以及档案的修复情况等。根据对突发事件前后的详细记录，总结档案部门在处置突发事件过程中的成功经验和不足之处，为档案工作应急管理机制的进一步完善提供依据。
参考文献：
［1］杨中华.突发事件对档案的危害及应对策略.四川档案2005（2）.
［2］王娅包广明.建立档案工作应急机制初探.云南档案2008（11）.
［3］常崴鞠艳.档案应急抢救机制的建立.北京档案2005（11）.
［4］郑丽.突发事件档案管理初探.兰台世界2006（3）.
［5］北安市档案局.北安市档案馆突发事件应急预案.