企业信用档案管理(6篇)

企业信用档案管理篇1

1.企业档案管理信息化建设的重要性

企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。

2.加强企业档案管理的信息化建设

2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。

2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。

2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。

2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。

企业信用档案管理篇2

关键词:企业档案档案管理模式信息一体化

0引言

0.1选题的缘起

随着企业改革的深化和现代企业制度的建立，企业的生存发展环境发生了巨大变化。企业为了适应当前市场经济的大环境，在改革中增强企业竞争能力，开始转换经营机制，谋求新的发展道路。外部环境的深刻变革，给企业档案工作带来了新的发展契机。随着经济、科学技术的迅速发展和企业活动的多样化，企业档案日益成为多种门类与载体、内涵不断丰富的档案综合体。作为企业信息保障系统的档案工作也要适应形势变化，档案部门要改变传统的管理模式。探索新的发展思路，使档案工作在企业的各项生产和经营活动中，发挥更大作用，实现更大的价值。

1企业档案的内涵及其特点

企业档案是企业在其生产营销、研究、管理活动中产生的大量的原始记录，它集中、系统真实地反映企业的整个成长过程及其经验教训、兴衰成败，并成为企业了解过去，决策当前和预测未来的基础信息。档案的形成和发挥作用的规律决定了档案工作与企业活动是密不可分，而企业档案工作作为企业管理系统的一部分，必然与企业的整体目标和运作模式相一致。企业档案工作的主要职责在于为企业收集、鉴定、整理、保管其档案，努力开发档案信息资源，为企业管理、决策、研发与营销等各项活动提供信息保障和优质服务。

2现代企业制度的建立对企业档案管理的影响

现代企业制度的建立对企业档案工作产生深刻影响，也给企业档案工作带来一系列新情况、新问题，对企业档案工作提出新的要求。企业档案工作必须适应新形势的发展需要，改变原有的工作模式，建立新的档案管理体系，树立全新的企业档案工作理念，积极探索适应现代企业制度的企业档案工作机制，在建立现代企业制度过程中充分发挥档案的重要作用。

2.1现代企业档案工作的特点

2.1.1现代企业档案工作是精干高效型

转制后的企业要求档案管理模式是精干、简练型，各业务环节是科学、高效的，它不拘于形式，也不一定套用行政部门规定的体制模式，只要对企业的管理和效益有帮助，都会被董事会采纳。

2.1.2现代企业工作是一项重要的技术服务工作

企业档案与其生产、经营、管理以及技术储备等关系极为密切。现代企业档案管理，强调各项工作要相互联系和综合管理，档案管理将渗透到科学技术、图书资料、情报信息、经营管理以及文件的运转与管理等各个环节中。现代企业从生产到经营的每一个环节，都需要大量的信息，而其中的实用信息大都是在已有的信息基础之上经过有针对性的整理加工而产生的。

2.1.3现代企业档案工作更重视商业秘密

现代企业间的竞争，主要是时间的竞争和对科技情报、信息和人才的竞争。对于企业来说，现行档案是企业科技情报和信息的载体，虽然归档了，还有很重要的商业秘密，这种商业秘密的保密期有的很长，直到竞争结束为止。随着企业对信息化要求的提高，企业内部必须建立起统一、高效的信息管理体制，才能满足企业对内外部信息使用、管理的需求。

3信息一体化管理模式的内涵及实施的基础

3.1信息一体化管理模式的内涵

信息一体化管理模式是集档案、科技情报、科技图书资料等各种信息于一体实行一体化管理，是企业内部统一的信息管理中心。在这个信息一体化的统一机构内部，一方面实行档案同其它信息载体分别管理，另一方面实行各种信息的联合开发，使各种信息内外沟通，相互补充，形成一个统一的开放型信息联合体。

3.2信息一体化管理模式的实施基础

3.2.1组织机构模式

档案部门机构的设置是否科学合理，将直接影响到企业档案工作的成效，也在一定程度上反映了企业管理水平。现代企业制度要求企业管理机构精简、高效，在企业档案管理模式上，也应建立与现代企业管理相适应的档案管理机构体系。

（1）大型企业或企业集团设立档案信息管理中心

大型企业或企业集团，特别是那些资本密集、技术密集、生产过程联系紧密，对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业。这些企业档案数量多，内容丰富，档案工作基础雄厚，综合管理水平较高，企业档案工作制度与网络较为健全，并且有一定档案信息开发能力，应当设立档案信息中心，对企业内部的各种文件、数据实行集中式管理。

（2）下属单位设立综合档案室

在重组企业中，生产经营活动与企业集团公司联系密切的是控股的子公司，其档案机构应设置综合档案室。一方面，要配合整个企业的生产经营活动来搞好档案管理；另一方面，要接受核心企业档案部门的监督与指导，建立与集团内部管理相一致的档案管理制度，制订统一的管理方法，并按照集团公司档案信息管理中心的要求，有计划地移交部分档案或全部档案目录，以便集中管理及充分利用这部分档案。

3.3信息管理模式

现代电子网络和信息技术的发展，要求信息载体服务的形式是网络化的。企业档案实行计算机网络化管理是企业档案管理一种高级的组织结构形式，它可以充分利用现代技术手段，最大限度地收集、保存和利用有关企业管理工作和科技生产成果的信息，并通过有效传递和合理扩散，实现企业档案资源共享。

（1）企业建立网络化的信息管理系统

目前，许多大型企业已经逐步推广办公自动化、传递无纸化、资源信息化，将企业各部门形成的文件，通过内部网络进行传递、存储、查阅，使企业领导层和有关部门能够及时得到企业内部生产、经营管理等各方面的信息，而不受地理位置和时间的制约。在此基础上再结合运用其他现代科学技术，如应用光盘技术、缩微技术、信息处理技术等，建立计算机编目、检索、统计系统，对档案进行全文扫描和缩微存储，实现网上查询和利用，以达到方便、快捷、安全、准确地利用档案。建立企业信息管理网络，档案部门可以通过网络及时、全面地收集到企业各职能部门产生的文件、档案信息，解决了档案收集难的问题，提高了档案信息收集的齐全完整性。

（2）企业内部网与国内信息网及Internet联网

现代企业不仅要把部分档案信息进入企业内部网和国内信息网，而且还要进入Internet国际互联网，形成更大范围的利用。现代企业档案信息网络的服务对象不仅是企业内部，要从企业的市场经营性、产业效益性、形象品牌性的角度出发，来建设和开发档案信息资源，采取各种先进技术为用户提供高效、快捷、准确的网上档案信息服务，最大限度地满足社会获取档案信息的要求。

4企业信息一体化管理模式的实施通道

4.1树立全新的社会化服务理念

从世界经济范围看，大型企业或企业集团几乎成为所有发达国家社会经济发展的显著特征和国家经济竞争力的支柱。我国企业集团也正在朝着这个方向努力。在此过程中，企业集团形成的档案真实记录了主要企业的成长轨迹，是我国经济发展历程的集中反映，必将成为我国社会经济领域中最宝贵的历史记录。因此，企业集团对档案资源进行管理，不仅为本企业的发展提供服务，而且也担负着历史赋予的社会责任。

4.2面向社会提供全方位利用服务

随着企业发展和人类社会的不断进步，人们对档案的服务需求是全方位的，体现出明显的社会特征，因此，要强化企业档案的社会化服务功能。档案部门要面向社会、面向经济，广泛了解社会经济、科技等各个领域的发展趋向及其时档案信息的需求。在当前发展社会主义市场经济的形势下，档案部门和档案人员要有商品观念、价值观念、投入产出观念、效益观念。企业档案工作要不断更新观念，调整服务思路，建立新型的优质服务体系，采用有偿与无偿服务相结合的方法，满足全社会各方面对企业档案的全方位利用需要。

4.3提供方便快捷的链接路径

作为企业的信息管理系统，对信息进行的有效管理，是信息的利用方便易用，并且快速检索到有效的信息。其链接路径在公司网站主页上清晰明了地体现，主菜单栏中点击“信息中心”即可进入企业信息中心，先要经过服务器的认证即登陆用户明确认密码之后即可查询所需档案信息。

4.4确保信息共享与信息安全

随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动的产生，必然要对信息共享以及维护信息的安全。企业信息管理部门必须从企业的信息需要出发，以计算机技术、现代通信技术和现代网络技术等高科技为技术支撑，建立完整的企业信息系统的硬件体系。企业信息管理部门应充分发挥设备、技术、人才优势，加强企业档案信息网络建设，优化档案管理各业务环节的方法技术，搞好软件建设。

数字化处理档案资料和其他各类信息资料输入企业信息网络，通过企业数字化信息网，打通档案信息和其他各类信息的输出利用渠道，消除档案利用和其他各类信息接收方面的时空障碍，实现信息共享。但对于公司的重要材料（如科技档案）不能成为网络共享资源，应加强保密工作，设置严格访问权限，防止企业和新技术的泄密。

企业信息化作为一个严密的信息系统，数据处理的准确性、及时性和可靠性是以各业务环节数据的完整和准确为基础的。现代网络安全技术,包括视频干扰技术，屏蔽技术，专网技术，信息加密技术等日益先进发达,有力地保证了文档一体化的安全实施。但是网络病毒的猖獗是我们在企业信息的管理中进行备份，以确保信息的安全完整。

5结束语

综上所述，在信息高速发展的今天，企业档案对于企业的发展生存来说至关重要。市场经济下，竞争日益激烈，知识经济时代，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。档案资源的储备和利用状况直接影响到企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体发展水平。随着企业走向市场，企业经营发展对信息资源的依赖性越来越大，未来档案部门应成为开放的企业信息服务咨询机构。所以，建立信息一体化的档案工作模式是企业改革发展的选择，尤其对于大型企业来说。本文对现代企业档案信息一体化管理模式的分析与探讨希望对企业在其变革中档案工作的向前发展有所帮助。

参考文献

[1]余玉珊．现代企业档案管理模式研究．中山大学硕士学位论文，万方数据库，2001：

[2]刘瑞书．浅议企业档案的管理模式．档案天地，2004（2）：

[3]邓红英．信息社会环境中企业档案的新特征浅探．兰台内外，2005（1）：27

[4]袁清，蒋帆，姜玲．信息社会企业档案信息管理模式的抉择．浙江档案，2000（9）：6

企业信用档案管理篇3

关键词:信息化手段石油企业地质档案管理

当前我国已经进入企业化与工业化快速发展期,企业化与工业化的一个直接后果对于石油的需求大增,那么石油企业扩展也会加速,档案也会越来越多。石油地质档案是石油企业在勘探开发过程中产生的一系列记录、数据、分析结果以及科研成果等,是石油企业在地震、钻井、测井、录井、试油、油井开发等油气田勘探开发过程中所产生的科技文件成果[1]。同时在企业发展与合并中,很容易造成石油地质档案的散乱与遗失,再加上企业普遍较为重视人事档案、财务档案等档案的保护,石油企业档案的流失现象更为普遍。为此我们逐渐意识到规范企业石油企业档案管理的重要性和紧迫性[2]。本文为此具体探讨了信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用。

1、石油企业地质档案管理的作用

石油地质档案是石油企业最重要的资源,其真实客观地记载着油气资源的地质情况,既是油田地质科研人员正确认识地下地质客观世界和油气分布规律的智慧结晶,也是他人继续深入研究的重要依据[3]。因此,如何对这些宝贵资料进行储存和管理就非常重要,随着计算机技术和网络技术的应用和发展,石油地质档案的管理手段和利用方式也发生了根本性的转变,应充分利用当前的信息化技术,实现石油地质档案的永久保存和使用。

2、当前石油企业地质档案管理存在的问题

2.1档案意识有待提高

目前,很多企业并不具备档案意识,当前我国石油地质档案在档案管理中是较不受重视的类别,花的时间和精力相对较少。而且石油勘探工程部门往往重视不够,不想配合,认为材料放在手边用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流动性较大的秘书作为石油勘探资料管理员,而他们有的甚至连石油勘探工程基建项目材料的构成也不清楚,更不用说是符合归档的要求了;各部门研究人员在用图纸等材料时往往随意涂写,用了资料后不会及时交回到档案室,往往造成档案资料的遗失。

2.2档案质量有待提高

在己归档的材料中发现,石油企业档案的材料普遍质量不高,如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件,而是复印件;甚至有的是不利于长期保存的热敏纸;有些图纸上有任意涂写等情况。同时档案的信息化程度也普遍偏低,在已归档的石油企业档案中,一般企业只能做到目录级的管理,即只能在档案信息管理系统上检索到目录,而没有相应电子稿。还有的企业因为未能进行部门立卷制度,只是上交材料,需要档案部门进一步的整理。同时归档时间跨度大,具有成套性[4]。石油企业油田的开发从立项到油田投产到最后油田关停要经过几年甚至几十年的时间,每年都有新的文件材料形成,这些文件材料与该油田相联系,是反映该油田实际建设过程的真实记录。这些材料都应及时收集整理归档,而不应不受时间长短的限制,放在项目结束后归档,以影响研究人员的使用。只有及时收集整理才能保证案卷的成套性不受影响,有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。

2.3档案载体有待丰富

按规定,勘察过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明,特殊载体的材料匾乏,要么没有相应的材料,即使有一些有特殊载体材料,其数量也不超过5%,给企业留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高,而且属于“账外”档案,不易控制。许多建设声像档案形成部门,出于使用便利,不愿将其无偿交给档案部门管理,而往往从个人实际工作需要出发,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,其中一些珍贵资料内容丢失。有些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整[5]。还出现过个别人在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,声称这属于个人知识产权。加之保管条件等原因,这部分档案正受到不同程度的损坏。随着时间的推移,我国很多纸质石油地质档案由于保存时间的地点过于潮湿和保存的时间过长,纸质档案资料开始老化磨损,颜色泛黄变脆,加上使用的频率又很高,资料不仅磨损而且损坏很严重,尤其是部分带有图片和数字的资料,由于磨损而不能体现图件所表达的全部,造成不能正常使用。如果不在资料信息还比较完整的时候采取数字化储存和管理,宝贵的石油地质档案将会随着时间不断流失[6]。

3、信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用措施

石油地质档案通过信息化管理后,资料通过数字化储存和管理,由于地质档案资料存储在体积小而容量大的计算机或光盘等储存介质内,不仅大大节省了地质档案资料储存的空间,通过信息化管理后,最大程度上节省了财力、物力和人力等资源,并通过局域网甚至互相网在更大范围内通过授权后实现资源共享,比如采取石油地质档案信息化管理,则信息利用者可以轻而易举的通过计算机检索到这个资料,甚至下载该地质档案,大大缩小查找时间,并能得到完整的档案信息,为全面、准确地进行储量研究,提供重要的信息资源,产生可观的社会效益和经济效益。其具体的应用措施为:

企业信用档案管理篇4

【关键词】企业人力资源管理人事档案管理工作新要求

企业人力资源管理工作对企业的发展与其他各项工作的开展都十分重要，企业人力资源管理工作的科学进行能够使企业的人才能够更加高效科学的配置，企业的各项工作开展效率也会更高。人事档案管理工作直接关系企业人才管理与配置及人事调动信息的管理，因此，企业人力资源管理工作应该充分重视人事档案管理工作，根据社会人才机制及用人机制的变化，积极适应人事档案管理工作的新要求，以促进企业人力资源管理工作水平的全面提升，进而促进企业的长远发展。

1.我国企业人力资源管理工作中的人事档案管理工作存在的问题探究

1.1.人事档案材料信息失真。我国企业人事档案管理工作由于制度与方法的缺陷，人事档案信息的真实性不能保障。首先，在人事档案信息流转环节中极容易出现档案丢失或缺损等情况，而档案丢失或缺损之后的补办及补充机制又十分繁琐，因此，人事档案信息一旦丢失或缺损就很难再补办或完善。其次，企业人事档案信息更新速度较慢，许多人员的档案信息得不到及时的更新，人员档案信息不全，经过较长时间再去补充时，人事档案信息记载内容会有很大的出入，其对企业人力资源管理工作埋下了极大的隐患。

1.2.企业人事档案管理机制较为落后。随着现代用人机制的不断灵活化，企业的人力资源管理机制要求也逐渐有了新的要求与准则，企业人事档案信息管理工作逐渐落后，暴露出的问题也越来越多。首先，企业人事档案管理工作在现代人才市场之下是一项服务性质的工作，人才归属于哪个企业，企业就有义务对其人事档案进行管理，然而现代部分企业显然没有明白这个问题，在人事流动之后，企业为了维护自身利益，通过拒绝传递人事档案的方式阻止人事流动，从而造成了部分人员脱档以及死档等情况。此外，现代企业人事档案信息管理工作中的档案更新及档案传递以及档案接受程序太过死板繁琐，人事档案流转不灵，企业的人力资源管理工作也受到极大的影响。

1.3.企业人事档案信息利用效率较低。我国企业人事档案信息管理工作中档案信息的公开性较低，档案信息的利用价值未充分体现。人事档案信息是企业人才选拔及工薪增减的重要参考依据，然而在企业人力资源管理工作中，企业的人才选拔及工薪调改很少有效的利用人事档案信息，企业的人事档案信息管理如同虚设，人事档案信息的作用及价值未充分挖掘。

2.提升企业人力资源管理工作及人事档案管理工作水平的有效途径探析

2.1.档案管理制度的灵活化。人事档案信息是伴随人员一身的流动信息，人事档案信息对人员的流动及人才信息的及时了解十分重要，目前，我国人事档案管理工作的机制十分呆板，人事档案信息流通速度十分缓慢，此外，人事档案信息的更改以及补充等程序十分麻烦，其不仅影响了人事档案信息的实用价值，其还影响了企业人力资源管理工作的效率及质量。人事档案管理制度的灵活化首先要建立系统全面且科学的人事档案流通机制。一些人员在跳槽后，企业为了留住人才可能会扣留其人事档案，若当事人未经过有效沟通解决该问题，则人事档案很有可能会在跳槽的过程中遗失或者缺损。为了有效的避免人事档案流转环节中的遗失或缺损，企业应该尽量简化人事档案迁移或接受的程序，对于问题档案要及时与当事人取得联系，并与当事人当成一致协议后科学的处理人事档案信息。其次，人事档案管理制度的灵活化应该建立有效的信息更改或人事档案补办制度。随着人员履历的不断增长，人事档案信息也会逐渐变化，灵活化的人事档案信息更改及补充制度有利于人事档案信息准确性的提升，其能够为企业人力资源管理工作提供更加准确真实的人事信息，进而促进企业人力资源管理工作效率的提升。

2.2.人事档案信息准确性的提升。人事档案在流转环节中可能出现信息失真或缺损情况，企业人力资源管理部门在进行人事档案管理工作时应该充分重视人事档案信息的准确性。首先，企业人力资源管理部门应该定期对在职人员的人事档案信息进行补充。其次，对于新增加的人事档案信息，企业人力资源管理部门应该对档案信息进行审核，确保档案信息完整、真实。此外，在人事变动时，企业人力资源部门应该严格按照人事档案信息管理制度对变动人员的人事档案信息准确及时传递。

2.3.人事档案管理工作的现代化。现代计算机信息技术十分发达，企业人力资源管理工作应该积极利用计算机信息技术开展人事档案管理工作。首先，企业人力资源管理应该积极利用计算机信息技术构建人事档案信息库，并建立系统完善的信息库管理、阅读、更新、维护机制。其次，企业人力资源管理部门应该积极利用计算机信息技术将人事档案信息电子表格化，以便于人事档案信息的管理、更新及传递。现代科学技术十分发达，企业人力资源管理工作要积极利用先进的科学技术改进人事档案信息管理工作方法与机制，促进人事档案管理工作的现代化与自动化及智能化，进而提升企业人事档案信息管理工作质量及效率。

2.4.挖掘人事档案信息的价值。人事档案信息记录了该人员以前的主要经历，企业应该积极挖掘人力档案信息的价值。当然人事档案信息虽然不能完全作为企业用人的标准，但企业在人才利用及人事调动时可以参考人事档案信息，以对职员更加充分的了解，进而更加科学的配置企业人力资源，提升企业人力资源管理工作水平。

企业信用档案管理篇5

一、从知识产权的法律特征上看

著作权是知识产权的重要组成部分,从知识产权所保护的客体来看,著作权法所保护的档案范围应当具备五个前提:

(一)私有性、权利主体确定性。知识产权本质上虽是一种具有社会性质的产品,具有“公共物品”属性,但基于法律安排而成为具体、特定的私人权利对象,尤其在市场经济条件下,知识产权要进入市场交易环节,必须满足一个前提,即具有私人物品属性,并且知识产权的权利主体必须是可以确认的。如创作者、发明创造的发明人或设计人、商品的特定生产者或经销者或服务的提供者。由此可以得出受著作权法保护的档案也应具有私有性及权利主体的确定性。这里称的权利主体应该包括所有权人与著作权人两大类。由于所有权与著作权有时是分离的,档案实体的所有权和著作权是两个不同的概念,包含不同的内容,如档案的创作者也就是档案的最初所有权者以合同、捐赠或是继承遗赠的方式转移档案所有权时,档案的著作权并不发生转移,当然有关著作权的财产权如复印权、展览权、信息网络传播权等是可以转移的,而有关人格权如发表权、署名权、修改权、保护作品完整权却不在转移之内。因此档案的私有性、权利主体性是判断著作权法保护档案范围的首要前提。

(二)开放性。对著作权的侵犯并不表现为对财产的直接侵占,而大多表现为剽窃、仿制、假冒以及未经许可的实施与使用等行为。这些行为是源于著作权作为一种财产权,体现了权利主体的财产利益,具有财产价值和商品属性,权利人可以因此取得报酬、创造经济利益。然而知识产权是以公开为代价,具有无体性特征,知识产权人无法像管理有体财产那样去有效的控制自己的知识产品,而只能借助法律的保护享有和行使自己的权利。由此可知受著作权法保护的档案也必须是公开的,有关档案的开放,《档案法》、《保密法》做了相关规定。其中规定国家档案馆保管的档案一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于30年。涉及国家安全或者重大利益及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年。此外属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意,任何组织和个人无权公布。可见我国档案的开放受到各种限制。

(三)独占性。独占性是指知识产权对其知识的使用、传播、实施等独占、排他的权利,未经权利人的同意或许可,任何人都不能享有或擅自处置、实施或使用。根据知识产权法的相关条文规定,具有排他独占性质的知识产品才可能拥有知识产权。因此著作权所保护的档案也必须具有独占排他性。档案就其来源而言,有相关单位按《档案法》规定移交来的档案、有国家档案馆(室)通过征集、交换、购买等手段收集而来的档案、有档案所有者捐赠给档案馆的档案、还有档案馆(室)根据《档案法》规定或档案所有者要求代为寄存、保管的档案等。档案就其创作者而言,有国家机关、企事业单位等法人作者的档案;有公民个人作者的档案;也有介于法人作者和个人作者两者之间的档案,如个人职务内发明等。就档案所有权来看,有国家所有的档案、集体所有的档案、个人所有的档案等。但无论档案来源方式、创作者情况、档案所有权有何不同,著作权所保护的档案必须具有独占性。

(四)商品性。著作权法承认作品具有价值和使用价值,即承认作品是一种商品,可以通过市场交换转让其著作权。由著作权人行使的著作权包括人身权和财产权(如复制权、发行权、出租权、展览权、表演权、放映权、广播权、信息网络传播权、摄制权、改编权、翻译权、汇编权等)并可以依照约定或者著作权法相关规定获得报酬的权利。而传统的《档案法》所保护的档案本身是不能作为商品自由买卖的,但档案中所蕴涵的信息因具备可复制性而可以转化成商品进入技术信息市场,实行有偿转让和使用。因此,作品档案具有一定的信息商品性,利用此类档案的利用者应该向著作权人支付相应费用。

(五)时效性。各国知识产权法为了实现作者与社会公共利益关系的平衡,对著作权的保护都规定有一定的时效期限。一旦时效期限届满,该知识产品就从专有领域进入公共领域,为全人类所共享,原著作权人的专有权也告消失。如我国《著作权法》第21条规定:“对于公民的作品,其权利的保护期限为作者的终身及其死后50年,截至作者死后第50年的12月31日。而对于法人或者其他组织的作品、著作权(署名权除外)权利的保护期限也是50年,作者身份不明或者来源不明的档案的保护期限是截至档案首次被接收或者移交后的第50年的12月31日。”因此对于受著作权保护的国家档案馆永久保存的档案也应当遵循有关著作权法时效性的规定。

二、从《著作权法》及其实施条例来看

由于著作权所保护的“作品”除了具有知识产权所共有的特征,还具有自己独特的法律特征。因此从《著作权法》及其实施条例上看,受著作权法保护的档案范围还应该具备以下几个条件:

(一)对象受保护“四要件”。有关著作权所保护对象应当具备的条件,各国著作权法一般没有做出详实的规定。厦门大学丁丽瑛教授提出了“四要件说”,即她认为著作权所保护的对象应当包括以下四个基本要件:①有特定的思想内容。著作权法只保护作品的表现形式,不保护其思想内容,但构成作品的一个必要条件是要具有某种思想或者美学方面的精神内容。②有客观的表达形式(即可感知性)。这一要件包含了两层含义:第一,该表达形式必须是对作品特定内容的表达形式。第二,精神内容和表达形式都应当被表现出来。③具有独创性,所谓“独创性”是指作品对特定思想内容的客观表达形式必须具有独创性。独创性规定以“额头上的汗水”(sweatofthebrow)原则来判定作品的版权与否;换言之,“独创性”可以解释为“不是模仿的结果”。④不违反公序良俗原则。公序良俗原则是民法的一项基本原则,这一原则同样适用于著作权法。档案作品要成为著作权法所保护的对象首先应当符合上述四要件。

(二)必须是作品:著作权所保护的客体是作品。所谓的作品是指作者基于表达思想、情感、理论、学说而创作的属于文学、艺术和科学领域内的,具有独创性并具有某种有形形式的智力创造成果。《著作权法》第三条将作品的概念定义为“文学、艺术和科技领域内具有独创性并能以某种有形形式复制的智力成果”,具体划分为:文字作品、口述作品、音乐作品、戏剧作品、曲艺作品、舞蹈作品、杂技艺术作品、美术作品、建筑作品、摄影作品、电影作品等形式。从档案的定义上看,我国《档案法》第2条规定,本法所称的“档案”是指对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体可以划分为党政档案(文书档案)、科技档案和专门档案三大类。其中,文书档案中只有一小部分受著作权保护。一般包括①年鉴、大事记、名录等;②立档单位照片、图片、录音、录像;③文体活动中创作的舞蹈、影视作品、作曲等;④汇编出版的图书、资料等。科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的产物,由于具有独创性,可以复制,因此大多数科技档案都受著作权保护。一般来说,受著作权保护的科技档案主要有以下几种:①基建档案类中各个工程项目的设计件、全套图纸、文字说明;②设备仪器档案类中设备的设计图纸、调试及操作手册、设备运行过程中的维修记录、改制改装技术等;③科研档案类中各个科研项目的原始数据、科技论文专著、课题报告、研制报告;④科技活动中形成的照片、录音图像等;⑤新产品的科技成果、工艺设计与创意、产品技术总结等。专门档案种类纷繁复杂,判断的依据就在于这种专门档案是否属于文学、艺术、科技领域,是否具有独创性。主要包括①书稿档案,包括名人手稿、日记、笔记,活动中留下的影音图像、照片录音材料,以及重要的书信、函电等。②艺术档案,如文学剧本、分镜头剧本、译制片台片、完成台本、剧本内容取材或改编前的原作、主创人员的创作设想、音乐总谱、歌词等。③会计档案,包括会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计记录和文件、电算化系统生成的电子凭证。④教学档案,如教师的教学笔记、教学心得,有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料,运动会、文艺演出等形成的档案。但教学日历、教学计划、教学成绩等一般不享有著作权。此外,档案作品还应当包括知名人士讲学、观光留下的讲演稿、墨宝以及美术大师雕塑、艺术作品等私人档案以及《著作权法》第六条规定的民间艺术作品。

(三)电子文件、数据库亦属于著作权保护的范畴:电子文件(electronicrecords)是指以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。数据库(database)是指对信息的搜集、整序、存贮与高速传递处理的一门技术,现已发展为集信息技术、计算机技术与通信技术为一体的新型综合性技术。1996年12月20日在世界知识产权组织参加缔结的解决网络环境下著作权保护问题的国际条约《世界知识产权组织版权条约》(英文简称为wct)扩大了版权保护的范围,其中第四条规定:《伯尔尼公约》中的文学保护适用于各种计算机程序,而无论其表达的方式或形式如何;第五条规定:数据或者其他资料的汇编,无论采用任何形式,只要其内容的选择或排列构成智力创作,其本身即受到保护,但这种保护不延及数据及资料的本身,亦不损害汇编中的数据或资料已存在的任何版权。至此wct国际条约最终确认了数据汇编(数据库)、电子文件在著作权中的地位。在这种形势的推动下,最高人民法院关于计算机网络著作权纠纷案件适用法律的司法解释对“网络作品权”及其相关权利的认可,指出“网络作品”是通过数字化技术在互联网上运行的,具有独创性并能以有形形式加以复印的文学、艺术和智力成果,包括数字化的文字作品、美术作品、摄影作品、音像作品、视频作品、软件作品以及经过智力创作的网页、数据库等,应当予以保护。电子文件、数据库虽然在形式上具有数字性和不稳定性,但不影响其具有著作权。

(四)《著作权法》保护的例外。1、《著作权法》第五条规定了不适用著作权法保护范围的几种情形:①法律、法规,国家机关的决议、决定、命令和其他有立法、行政、司法性质的文件,及其官方正式译文;②时事新闻;③历法、通用数表和公式。从档案的形成领域上看,大多数文书档案来源于与政务有关的文件,而这些政务文件为了国家或社会公众利益,从保护公众知情权出发,需要广泛的使用和传播,不应受到著作权法的保护。此外纯客观性的有关科技生产活动、科技成果的新闻报道,纯复制性的摄影照片,工程设计、产品设计中采用的通用设计图纸和公式、数表以及不具有独创性的其他科技、专门档案材料,也不能作为著作权保护的档案作品。2、必须是合法的作品。《著作权法》第四条规定非法作品不受保护的原则。档案作为一种原始的历史记录并不意味着档案都是合法的,档案也可能被非法篡改、或是人为伪造,对于擅自抄录、涂改、伪造的档案已经散失了档案的原始性,其参考与凭证价值大为降低,这样的“二次作品”不受《档案法》、《著作权法》的保护。此外,任何反动的、企图破坏民族团结和社会安定、禁止出版和传播的档案作品都不受著作权法保护。例如时期造谣诽谤、歪曲事实的大字报、反动标语,以及宣扬“”的所谓练功书、宣传材料都不能成为著作权保护的档案作品。

三、划分受著作权保护档案范围的意义

(一)有利于对法律责任的认定,维护档案所有权人、著作权人的合法利益。著作权作为一种财产权在现实中经常出现被剽窃、仿制、假冒以及未经许可的实施与使用等行为。由于目前《档案法》尚不健全,处罚力度及保护范围仍存在许多缺陷,甚至出现空白。所以,著作权法中对受保护档案范围的界定有利于对档案受到侵犯时,权利人借助司法诉讼或行政处理来主张自己的权利,以对抗他人未经其许可擅自实施或使用的侵权行为,维护档案所有权人、著作权人的合法利益。

(二)有利于协调权利人利益与社会公众利益的平衡。站在社会公众利益的角度,著作权的客体是为社会公众所需要的,它涵盖了文学、艺术和科学各领域,如果人为地切断其共享性将严重阻碍人类的生存发展。然而,知识共享性与权利私有性这一对矛盾双方时常发生激烈地碰撞。近年来,频繁出现档案馆为利用者提供档案利用而遭到权利人以侵犯其档案作品著作权向人民法院请求侵权损害赔偿的案件,一时档案馆界人人自危,使档案馆利用工作重新陷入低迷状态。档案工作者以档案作品受著作权保护为由,拒绝提供档案利用,以免招惹不必要的“麻烦”。因此,著作权法中明确受保护档案的范围,一方面有利于确定档案馆应尽的合理注意义务,保护著作权人的合法权利不被侵犯,避免档案馆工作人员误将受著作权法保护的档案作品予以公开利用而造成的侵权损害赔偿;另一方面也有利于档案馆将更多的精力投入到信息资源的优化配置与开放利用,实现著作权人合法利益与档案利用者利益的平衡。

参考文献:

1、丁丽瑛主编:《知识产权法》,厦门大学出版社,2009年6月。

2、沈仁干主编:《数字技术与著作权观念、规范与实例》,法律出版社,2004年8月。

3、张晓秦、杨帆著:《著作权概论》,苏州大学出版社,2007年9月。

4、汤宗舜:《著作权法原理》,知识产权出版社,2005年7月。

5、唐晶:《论私人档案的著作权保护》,山东省农业管理干部学院,2008(3)。

企业信用档案管理篇6

摘要：本文论述了企业档案信息化建设的必要性，指出信息化建设过程存在的问题，提出当前实现企业档案信息化的有效途径。

关键词：企业；档案信息化

企业档案信息化就是利用信息技术和网络实现企业档案信息资源的存储、管理和利用，提高企业档案管理效率和信息的利用率，为企业发展提供方便、快捷的信息支撑，实现最大的经济效益。

一、企业档案信息化的必要性

1.企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择。随着电子文件的出现和网络信息技术的发展，文档一体化已成为企业档案信息化发展方向，它使档案管理系统与企业生产管理、经营管理、文书处理等各项业务系统实现无缝衔接和高效管理，提高工作效率，降低企业成本。但是，我国企业档案信息化程度较低，档案工作在实现与企业生产管理、经营管理等各项业务系统衔接方面仍存在重重困难，因此，在企业文档一体化趋势不断加强的情况下，加快档案信息化建设将成为企业追求发展的重要选择。

2.企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。信息时代的到来为企业带来机遇和挑战，每个企业都希望在第一时间了解和掌握重要的市场信息，以及自身的优势与劣势。市场信息的时效性、准确性、全面性要求企业具有强大的能够对外部相关信息进行收集、存储的数据库，了解自身相关的优势与劣势要求企业具有完善的档案管理系统，及时收集归档企业所有档案信息，并对所有信息进行全面分析、比较分析，从而在最短的时间内得出科学准确的结果，为企业决策提供充分的依据。因此，企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。

二、企业档案信息化存在的问题

1.档案管理标准与规范不统一。多数大中型企业档案管理的标准与规范存在差异，企业系统内部各单位的档案管理标准与规范也未统一，档案数据格式、著录信息的内容不同，就会造成数据错误、数据丢失。在信息化建设过程中，不仅需要对历史数据进行更改与迁移，也需要对正在形成的数据进行规范管理，因此，在短时间内实现档案管理标准与规范的统一成为档案数字化、信息化建设的内在要求。

2.企业的档案观念落后于档案信息化建设发展要求。目前，企业档案管理人员仍坚持仅提供档案查询利用服务，很少考虑积极为企业发展，为社会提供信息查询的问题，“多一事不如少一事”的思想束缚了企业档案管理工作的深入发展。档案信息化建设需要专业的档案人员，需要先进的档案管理系统，但处于企业管理边缘化的档案管理工作未能得到领导的重视，这让档案管理人员缺少积极服务，加快档案信息化建设的勇气与信心。

3.企业管理流程未涉及档案管理流程成为档案信息化建设的主要障碍。很多企业的管理流程大多只是业务管理、经营管理流程，整个管理流程未涉及档案管理流程，因此，档案管理只能依靠档案室人员的努力，进行简单的字段信息著录，档案管理系统未能实现与整个企业管理系统的集成，成为企业档案信息化建设的主要障碍。

三、企业档案信息化建设的有效途径

1.制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制。实现档案数据管理的标准化与规范化是实现档案信息化的基础，没有统一的标准，就无法实现档案数据的整合与共享，实现档案信息建设。因此，企业在开展档案信息化建设之初，就应制定档案信息化相关标准、规范等制度，从根本上解决档案数字化、信息化问题。依据档案信息化建设的相关制度，制定档案信息化建设方案。档案信息化建设方案的制定有利于企业从宏观与微观两个方面全面的考虑档案信息化建设的意义与措施，从企业发展的战略高度推动企业档案信息化建设。

2.转变传统观念，培养积极服务企业和社会的思想。首先，要树立开放意识和服务意识，变被动服务为“面向社会，多方联系，围绕企业中心工作”的主动服务思想，只有这样，才能使档案工作不再局限于提供简单的档案查询利用服务方式，实现档案信息资源深层次挖掘。为此，企业档案部门应转变思想，充分认识到档案及其信息化的重要性，将档案信息化工作作为一项重要的战略工作，加大对档案信息化建设的投入，通过多种途径实现档案信息化，加快档案信息化建设，以更有效地利用档案资源为企业、社会提供多元化的信息服务。

3.培养专业的档案人才。培养一支高素质的档案队伍是进行档案信息化建设的坚强支柱。档案信息系统的建设需要档案人员提出需求分析、模块设计等要求，档案信息化建设需要档案人员的专业领导，实现双方的有效沟通与合作，共同建设一个符合企业发展和档案管理的档案信息系统。

4.提升企业管理。通过流程再造提升企业管理，是实现文档一体化的基础条件。面向信息化时代，企业应从自身的主要业务及相关业务出发，认真梳理企业各项流程，实现业务系统与档案管理系统衔接，使文件通过档案人员审核合格后，直接归档，为档案信息化建设奠定资源基础。某企业档案馆档案信息化建设实现了各业务部门形成的文件在办理结束之后，通过文件管理系统直接归入档案管理系统的整编库，档案管理人员通过对整编库的待归档档案进行审核，将各项信息填写合格的文件归入档案数据库，未合格的文件则返退给业务部门，再由业务部门进行修改。从而，实现了档案管理系统与业务管理系统的有效衔接，实现了文件的随办随归，能够及时的确保档案归档的准确性、完整性。

5.实现资源整合。收集社会关于本企业、本行业的相关政策、制度、发展情况等信息，以丰富档案信息资源，实现资源整合，是更好地为企业发展服务的重要信息基础。某企业档案馆根据企业特点、行业特点收集了相关政策、制度，在档案管理系统中建立了政策制度模块，以供专业人士查询利用。同时，为丰富馆藏资源，除了管理本企业形成的所有档案外，还收集存储了国内外重大报刊、媒体对本企业的报道，为企业发展奠定了丰富的信息资源基础。（作者单位：国家电网公司档案馆）